По требованию Главгосэкспертизы позиции коммерческих предложений конъюнктурного анализа должны предоставляться на экспертизу вместе с файлами обосновывающих документов. В программе «ГРАНД-Смета» есть возможность к позициям коммерческих предложений добавлять ссылки на обосновывающие документы. Файлы могут располагаться в папках на компьютере или быть вложены в документ конъюнктурного анализа.

Требования Главгосэкспертизы

При составлении конъюнктурного анализа для последующего успешного экспорта документа в формат ГГЭ должно быть выполнено особое дополнительное требование: необходимо указать в позициях конъюнктурного анализа гиперссылки на файлы с документами, обосновывающими стоимость в текущем уровне цен соответствующих материальных ресурсов. При этом обосновывающие документы могут быть предоставлены производителями (поставщиками) или сформированы на основании данных из открытых и (или) официальных источников. Они должны быть оформлены отдельным документом по каждому коммерческому предложению.

В дальнейшем при экспорте конъюнктурного анализа в формат ГГЭ эти файлы с обосновывающими документами передаются наряду с самим конъюнктурным анализом единым массивом файлов в одной папке-каталоге в виде zip-архива. Это делается именно так в соответствии со специальными разъяснениями со стороны ФАУ «Главгосэкспертиза России».

Создание гиперссылки в конъюнктурном анализе

Гиперссылки на файлы с обосновывающими документами указываются в окне с дополнительной информацией о позиции конъюнктурного анализа, в разделе Гиперссылки. В наиболее простой ситуации можно добавить сюда гиперссылку в ручном режиме: сначала добавить строку и ввести какое-либо наименование, а затем во второй колонке указать полное имя соответствующего файла (включающее полный путь к файлу).

Чтобы не вводить вручную, двойным щелчком левой кнопки мыши открываем ячейку Url для редактирования и нажимаем справа в этой ячейке кнопку с многоточием.

После чего на экране появится окно проводника Windows, где следует найти и выбрать нужный файл.

Ссылка на выбранный файл будет добавлена к строке коммерческого предложения.

Визуализация добавленных гиперссылок в документе

Такие позиции конъюнктурного анализа, где в окне с дополнительной информацией о позиции, в разделе Гиперссылки, имеется одна или несколько добавленных строк, обозначаются в документе специальным значком прикреплённого документа, который расположен под обоснованием позиции.

Обосновывающие документы можно открыть при помощи контекстного меню, которое вызывается на экран щелчком правой кнопки мыши по позиции. Перечень обосновывающих документов отображается здесь под заголовком Обосновывающие документы.

Отдельная команда в контекстном меню Перейти по гиперссылке позволяет открыть веб-сайт, который указан в реквизитах поставщика. Не путайте его с гиперссылками на обосновывающие документы.

Копирование гиперссылок на файл из проводника Windows

Гиперссылки на файлы можно создавать прямо из проводника Windows.

Откройте папку, где содержатся файлы обосновывающих документов, и скопируйте нужный файл в буфер обмена.

В программе «ГРАНД-Смета» в конъюнктурном анализе выберите строку коммерческого предложения, к которой относится этот обосновывающий документ. Можно выделить несколько вложенных строк этого поставщика, если коммерческое предложение относится к закупке группы материалов или оборудования.

Далее в контекстном меню по правой кнопке мыши выберите в группе Параметры вставки вариант Добавить … в список гиперссылок позиций.

В результате к выделенным строкам будет добавлена ссылка на скопированный файл, с учётом его расположения.

При этом надо понимать, что файлы, на которые были добавлены ссылки, окажутся недоступны после передачи документа с конъюнктурным анализом на другой компьютер – так как ссылки указывают на папки и файлы исходного компьютера. То же самое обстоятельство имеет значение и при выполнении операции Экспорт в ГГЭ. В момент экспорта файлы обосновывающих документов должны быть доступны.

Восстановление связи при переносе на другой компьютер

Если файл конъюнктурного анализа был перемещён на другой компьютер или были перемещены файлы обосновывающих документов, то при попытке открыть обосновывающий документ появится сообщение об ошибке: Не удаётся найти указанный файл.

В этом случае на вкладке Данные панели инструментов становится доступной операция Восстановить связь.

При нажатии на кнопку Восстановить связь программа автоматически пытается найти указанный файл обосновывающего документа в той же папке, где находится файл конъюнктурного анализа или в подкаталоге уровнем ниже.

• Если файл с таким именем найден, то связь будет восстановлена автоматически.
• Если файл с таким именем не обнаружен, то на экране появится окно проводника Открыть, в котором можно вручную выбрать нужную папку и указать файл обосновывающего документа.

Операция Восстановить связь активна только для строк, у которых возникла ошибка открытия обосновывающего документа.

Создание гиперссылок с копированием во Вложения документа

Если предполагается работа с документом конъюнктурного анализа на нескольких рабочих местах или передача данных на другой компьютер, то файлы обосновывающих документов можно скопировать во вложения конъюнктурного анализа (Параметры → Свойства → Вложения).

Для этого, как и в предыдущем случае, в проводнике Windows копируем в буфер обмена файл обосновывающего документа.

В программе «ГРАНД-Смета» в конъюнктурном анализе выделяем строки коммерческого предложения, к которым надо добавить ссылку на этот файл. Но в контекстном меню при нажатии правой кнопки мыши теперь выбираем в группе Параметры вставки вариант Добавить … во вложения и создать гиперссылку на это вложение.

В этом случае в параметры конъюнктурного анализа в раздел Свойства → Вложения добавляется скопированный файл. И ссылки в выделенных строках коммерческого предложения будут относиться к этому файлу, добавленному во вложения. Теперь этот файл можно будет посмотреть на любом рабочем месте, так как он находится непосредственно в документе конъюнктурного анализа.

Файлы обосновывающих документов, добавленные во вложения конъюнктурного анализа, упрощают работу с документом на других рабочих местах, но при этом значительно увеличивают размер файла.

Ручное копирование файлов во вложения конъюнктурного анализа

Аналогично работе с локальными сметами и другими типами документов, в раздел Вложения параметров конъюнктурного анализа можно добавлять файлы напрямую из проводника Windows. Либо перетягиванием, либо операциями Копирование и Вставка.

Файлы, находящиеся во вложениях, можно добавлять в раздел Гиперссылки для позиций конъюнктурного анализа путём перетаскивания файла из вложений на конкретную строку или группу выделенных строк. Гиперссылка на вложенный файл будет добавлена во все выделенные позиции.

Работа с вложенными файлами

При работе с вложениями в параметрах документа имеется ряд полезных дополнительных возможностей.

Во-первых, в окне с вложениями предусмотрена возможность выделить несколько файлов. После чего выделенные файлы можно: удалить, скопировать в буфер обмена с целью последующей вставки, перетащить мышью на позиции конъюнктурного анализа (в результате чего файлы добавляются в список обосновывающих документов для этих позиций).

Для удобства работы с большим набором файлов в окне с вложениями может быть выполнена сортировка и группировка файлов. Нужная настройка делается в контекстном меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Также в контекстном меню содержится настройка для выбора вида отображения элементов в окне с вложениями: Крупные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка.

Кроме того, в окне с вложениями предусмотрена возможность поиска файлов. Текстовое поле поиска всегда отображается в окне справа вверху. Как обычно, в качестве условия поиска можно ввести нужное слово целиком, либо только фрагмент слова. Если в поле поиска ввести слово и нажать клавишу Enter, то по умолчанию включится фильтр поиска и в окне с вложениями будут показываться только файлы, в наименовании которых есть это слово. При желании фильтр поиска можно отключить нажатием кнопки, которая расположена рядом с полем поиска.

И наконец, для удобства выбора нужных файлов в окне с вложениями можно ввести какой-либо текстовый комментарий к файлам. Текст комментария доступен для просмотра и редактирования в окне при выбранном виде отображения элементов Таблица. Для того чтобы ввести или отредактировать комментарий к файлу, необходимо поставить курсор в поле Комментарий для этого файла и нажать клавишу F2.

Колонка Комментарий показывается справа от остальных колонок, поэтому возможно, что потребуется скорректировать ширину других колонок или окна Параметры, чтобы колонка Комментарий стала видна.

Дублирование гиперссылок на несколько позиций

Если в окне с дополнительной информацией одной позиции конъюнктурного анализа, в разделе Гиперссылки, добавлена строка со ссылкой на файл с обосновывающим документом, то нередко возникает потребность повторить ту же самую ссылку в других позициях документа.

Для этого скопируйте имеющуюся строку с нужной ссылкой.

Далее остаётся выделить в документе группу позиций, где эту ссылку требуется повторить, после чего щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать в группе Параметры вставки команду Добавить … в список гиперссылок позиций. Также гиперссылку можно перетащить из окна с дополнительной информацией на выделенные строки коммерческих предложений, которые относятся к той же закупке.