Вернёмся к исходной ситуации. Перед нами распечатка сметы. Обычная, простая смета. Все позиции соответствуют нормативной базе. Необходимо эти работы перенести в документ программы «ГРАНД-Смета».

Обратите внимание, что печатный документ по локальной смете может содержать не всю информацию, которая есть в исходной смете. Например, сейчас мы не знаем, с какими изменениями и дополнениями была взята нормативная база для расчёта этой сметы. Такой информации просто нет в документе.

Ещё один момент, который надо учитывать. Когда речь идёт о восстановлении списка работ, то не пытайтесь брать из печатного документа стоимость позиций, если только в табличной форме нет колонок, где указаны все элементы прямых затрат. Например, в нашем случае эта форма локальной сметы не содержит колонку со стоимостью материалов. И если стоимость этих позиций вставить в смету, то значение общей стоимости рассчитается как сумма значений лишь из тех колонок, данные по которым были вставлены – то есть, без стоимости материалов. Стоимости позиций сметы станут другими.

Это главный минус работы с печатными формами смет. Они содержат лишь часть данных, необходимых для расчёта сметы.

Вспомните, когда мы вручную вводим в смету обоснования расценок, то название расценки, стоимость и вся остальная информация добавляется автоматически из нормативной базы. Точно так же мы можем поступить и сейчас. Для того чтобы повторить в смете список работ из печатного документа, нам нужны только обоснования позиций и объёмы работ.

Для наглядности ограничимся позициями одного раздела. В следующих пунктах рассмотрим вставку сметы целиком.

В исходном печатном документе выделяем в таблице ячейки от колонки Обоснование до колонки Количество по нужным нам строкам. Теперь копируем эти ячейки: щёлкаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем команду Копировать.

Далее переключаемся в окно программы «ГРАНД-Смета», где открыта локальная смета. Ставим курсор на строку, после которой должны быть вставлены скопированные позиции. Щёлкаем по строке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем команду для вставки.

Теперь необходимо сопоставить колонки вставляемых данных с колонками в бланке локальной сметы. С нажатой левой кнопкой мыши на колонке передвигаем её к нужному заголовку в шапке таблицы.

Имейте в виду, что объём работ в бланке сметы – это колонка Количество – Всего. Точно так же, с нажатой левой кнопкой мыши, передвигаем к нужному заголовку в шапке таблицы скопированные колонки с единицей измерения, наименованием и обоснованием позиций сметы.

Так, теперь все скопированные колонки на своих местах. Последний шаг – отметить, какие из колонок в этой таблице необходимо вставить в документ.

В данный момент отмечены все колонки. Обозначения колонок выделены оранжевым цветом. Содержимое этих колонок будет вставлено в смету «один-в-один». Но ведь стоимость позиций в исходном печатном документе мы не копировали. Эти колонки пустые. Если мы сейчас нажмём кнопку Вставить, то в нашу смету будут добавлены позиции без стоимости.

А нам требуется, чтобы стоимость позиций при вставке была взята из сборников нормативной базы. Нумерация вставляемых позиций тоже должна быть выставлена автоматически, с учётом уже имеющихся в смете позиций. Чтобы так получилось, надо снять выделение лишних колонок в данной таблице – тогда при вставке строк из таблицы в смету программа не будет брать отсюда содержимое этих колонок, а заполнит соответствующие колонки в смете автоматически. Добавленным позициям сметы будет присвоен нужный порядковый номер, а стоимость и остальные данные загрузятся из сборников нормативной базы по указанному обоснованию расценки.

Чтобы не снимать выделение с большинства колонок вручную, можно отключить выделение сразу всех колонок – это делается при помощи кнопки со стрелкой, которая расположена слева от заголовка первой колонки.

И далее индивидуально, щёлкая левой кнопкой мыши по обозначениям колонок, включаем только те колонки, содержимое которых должно быть вставлено в смету. В нашем случае это прежде всего колонка Обоснование, а также колонка Количество – Всего, где содержится объём работ.

Что касается колонки Наименование, у нас есть выбор: если мы не включим её в таблице, то наименования позиций сметы при вставке будут взяты из сборников нормативной базы – а если включим, то получим в смете скопированные наименования из исходного печатного документа. Решайте по ситуации, какой вариант вы предпочитаете. То же самое касается и колонки с единицей измерения.

Включив в таблице все нужные колонки, нажимаем кнопку Вставить.

В результате в нашу смету добавляются уже полноценные расценки. Со стоимостью, с ресурсными частями, с привязкой по видам работ, с доступом к техническим частям сборников.

Таким образом, мы перенесли в смету из исходного печатного документа список позиций с объёмами работ. И никакого ручного ввода.

Итак, требуется три шага, чтобы скопировать табличную информацию и вставить её в смету.

Первый шаг: выделяем и копируем в исходной табличной форме нужный диапазон ячеек.

Второй шаг: вставляем скопированные данные в смету и сопоставляем скопированные колонки с колонками в бланке сметы.

Третий шаг: отмечаем те колонки, которые необходимо вставить. И нажимаем кнопку Вставить.

Такова общая схема действий при вставке данных из внешних табличных форм в документы программы «ГРАНД-Смета». В следующих разделах мы рассмотрим эти действия на примере ряда практических ситуаций.