Для формирования выходного документа по локальной смете мы вводили в перечень подписей для сметы названия организаций заказчика и подрядчика с указанием их руководителей. В подписях для акта эти данные тоже нужны. Только для шапки выходной формы КС-2 набор реквизитов больше. Вводить их заново каждый раз вручную будет не слишком удобно.

Давайте вернёмся в окно с параметрами сметы (на клавиатуре это клавиша F6), раздел Подписи. Здесь перечислены введённые подписи для локальной сметы.

На панели этого окна есть кнопка Справочник. Можно добавлять в справочник подписей свои разделы. Добавим разделы Инвесторы, Заказчики и Подрядчики. Сейчас это сделано для нашего примера. Каждый пользователь программы «ГРАНД-Смета» может группировать подписи у себя в справочнике так, как ему удобно.

Теперь из перечня подписей для сметы строку Утверждаю с нажатой левой кнопкой мыши перетаскиваем в справочник на раздел Заказчики. А строку Согласовано аналогичным образом перетаскиваем на раздел Подрядчики.

Добавляем в организации недостающие реквизиты.

В шапке выходной формы КС-2 для инвесторов и заказчиков используются реквизиты Адрес, Телефон, Факс и ОКПО. Добавленные строки реквизитов можно выделить и скопировать из одной организации в другую. Для организации подрядчика к перечисленным реквизитам добавляем ещё реквизиты ОКДП, Номер договора, Договор от и Вид операции. Заполняем реквизиты.

Теперь организации с заполненными реквизитами можно будет при необходимости перетаскивать из справочника подписей как в раздел Подписи окна с параметрами локальной сметы, так и в раздел Подписи окна с параметрами актов выполненных работ.

Останется только выбрать в какое поле выходного документа выводить эти данные. Для локальной сметы – это поля Утверждаю или Согласовано, а для актов выполненных работ – Инвестор, Заказчик или Подрядчик.

О лишних реквизитах можно не беспокоиться. При формировании выходного документа программа выберет только необходимые для этой формы реквизиты.

Также в справочник подписей можно внести и конкретных людей с реквизитом Должность. Тогда и для подписей Составил, Проверил, Сдал, Принял можно будет перетаскивать данные из справочника.

Таким образом мы тщательно настраиваем подписи в первом акте выполненных работ по смете. Зато в следующем акте перечень подписей можно не вводить заново, а скопировать из предыдущего акта.

Снова воспользуемся кнопкой Скопировать данные в акт на панели инструментов на вкладке Выполнение. В выпадающем меню кнопки в разделе Данные для копирования теперь отмечаем флажком только строку Копировать подписи, после чего выше в этом меню выбираем источник копирования – предыдущий акт, где имеется нужный нам перечень подписей.

Если перечень подписей, сформированный в разделе Подписи окна с параметрами документа (сметы или акта) надо использовать в другом документе (например, в следующей смете по этому объекту), то нажимаем кнопку с синей дискетой справа на панели окна. Эта команда позволяет сохранить текущий перечень подписей в отдельном файле. Далее в окне проводника Windows выбираем папку для сохранения файла и вводим название файла подписей.

В следующем документе открываем окно с параметрами (для этого можно нажать на клавиатуре клавишу F6), заходим в раздел Подписи и нажимаем справа вверху кнопку с открытой жёлтой папкой. Это команда Загрузить список из файла. Далее в окне проводника Windows выбираем нужный файл подписей.

Такие кнопки (с синей дискетой – Сохранить и с открытой жёлтой папкой – Загрузить) есть в большинстве разделов окна с параметрами документа, где данные формируются в виде списка строк. Например, это Лимитированные затраты или Переменные. Соответственно, эти данные можно точно так же сохранить в отдельном файле и потом загрузить в какой-либо другой документ.

Кроме того, любые данные, представленные в параметрах документа в виде списка строк, всегда можно стандартным образом скопировать и вставить из одного документа в другой.