Выбор нескольких документов

Формирование выходной формы можно выполнить сразу для нескольких документов. Режим Печать (меню вкладки Файл, пункт Печать) может быть вызван из:

– Открытого в программе документа. В этом случае выходную форму можно сформировать сразу для текущего и всех открытых в этот момент документов.

В верхней части окна выбора формы указывается, сколько сейчас открыто документов. Для того чтобы выполнить операцию для всех открытых документов, надо включить опцию Вывод всех открытых документов в блоке настроек около кнопки Вывод формы. Если эта опция выключена, то на печать выводится только текущий документ.

– С вкладки Объекты. В этом случае выходная форма формируется для всех выделенных в списке документов.

В верхней части окна выбора выходной формы указывается количество выделенных элементов. Операция автоматически будет выполнена для всех выделенных документов

Печать через предварительный просмотр

Печать и формирование выходного документа через предварительный просмотр в программе выполняется при выключенной опции Открыть файл после сохранения.

В этом случае, в окне предварительного просмотра документа, страницы выходных документов показываются последовательно, общим списком. Иконки предварительного просмотра страниц в правой части экрана позволяют быстро ориентироваться, что выводится на каждой странице, и переключаться на нужные страницы.

При сохранении выходной формы в файл создаётся один общий файл, содержащий выходные формы по всем указанным документам. В файл формата Документ PDF выходные формы разных документов выводятся последовательно, как и при печати. А в файле формата Документ Microsoft Excel разные документы будут размещены на разных листах.

Печать через сохранение в файл

При включённой опции Открыть файл после сохранения выходные документы сразу сохраняются в XLSX-файлы, без предварительного просмотра в окне программы.

При этом, если дополнительная опция Объединить документы выключена, то для каждого документа создаётся отдельный XLSX-файл. А если опция Объединить документы включена, то создаётся один общий XLSX-файл, где выходные формы по каждому документу будут размещены на разных листах.

После создания XLSX-файлов они автоматически открываются в том приложении, которое соотнесено в настройках операционной системы с этим типом файлов.

Печать через макрос 'Экспорт в Excel'

Помимо режима Печать выходные формы по группе документов также можно получить при помощи макроса Экспорт в Excel (кнопка Макросы расположена на панели инструментов на вкладке Операции). Макрос Экспорт в Excel автоматически генерирует XLSX-файлы по каждому документу.

При запуске макроса можно указать, где надо сохранять сформированные XLSX-файлы с выходными формами – в папке с исходным документом или в выбранной папке. Во втором случае окно для выбора папки будет показано после нажатия кнопки Выполнить.

Также следует указать, из какого раздела брать выходную форму: Последние формы, Образцы форм или Мои формы. И далее необходимо ввести имя выходной формы в этом разделе. Если выходная форма находится во вложенной папке (например, как формы в разделе Образцы форм), то имя должно быть указано с учётом вложенных подкаталогов.

Если вы используете шаблоны выходных форм из раздела Последние формы, то обязательно отслеживайте, чтобы эти выходные формы соответствовали текущей версии программы. После обновления версии программы папку Последние формы рекомендуется очищать.

При выполнении макроса Экспорт в Excel окно с настройками выходной формы не показывается. Используются текущие настройки выходной формы, которые были заданы при предыдущем формировании выходной формы через режим Печать (меню вкладки Файл, пункт Печать).

Соответственно, для подготовки экспорта группы документов необходимо сначала выполнить формирование нужной выходной формы на примере одного документа через режим Печать. А после того, как внешний вид документа настроен (правильно выставлены настройки выходной формы), уже можно выделить весь набор документов и запустить макрос. В макросе выбрать настройку, чтобы форма открывалась из раздела Последние формы, и указать имя нужного шаблона без вложенных папок.

Макрос Экспорт в Excel, входящий в состав дистрибутива программы «ГРАНД-Смета», является примером возможности автоматической генерации выходных форм. Используя текст этого макроса, можно самостоятельно разработать свой макрос для автоматического формирования любого набора выходных форм.

Как генерируется имя файла выходной формы

При создании файла выходной формы имя файла генерируется в соответствии с заданным шаблоном в установках программы (меню вкладки Файл, пункт Установки, в разделе Печать настройка Шаблон имени формы при экспорте).

По умолчанию имя файла выходного документа состоит из имени документа и имени выходной формы. При необходимости измените эту настройку, используя допустимые переменные, указанные рядом с этим полем.

Ниже в этом же разделе Печать можно настроить Колонтитулы в выходном документе.

Переменные обязательно должны быть указаны в угловых скобках.

В ситуации, когда формируется выходная форма для нескольких документов, выбранные документы должны быть одного типа, который соответствует выходной форме. Если тип документа не соответствует выходной форме, то этот документ пропускается при обработке.

Кратко: вывод нескольких документов

В режиме Печать (меню вкладки Файл, пункт Печать) можно вывести на печать: текущий документ, все открытые документы или документы, выделенные на вкладке Объекты.
– Если опция Открыть файл после сохранения выключена, то программа переходит в режим предварительного просмотра, в котором можно посмотреть получившийся общий документ, отправить его на печать или сохранить в виде одного общего XLSX или PDF файла.
– Если опция Открыть файл после сохранения включена, а дополнительная опция Объединить документы выключена, то все документы сохраняются в виде отдельных XLSX-файлов, которые автоматически открываются в соответствующем приложении.
– Если опции Открыть файл после сохранения и Объединить документы включены, то создаётся общий XLSX-файл, в котором документы будут размещены на разных листах, файл автоматически открывается.
Макрос Экспорт в Excel позволяет автоматически вывести текущий документ или все выделенные документы на вкладке Объекты в любой шаблон выходного документа. Имя файла шаблона вводится вручную. Этот способ используется для быстрой генерации отдельных XLSX-файлов по группе документов.