В предыдущем пункте была рассмотрена общая схема действий при копировании и вставке в смету данных из внешних табличных форм. Сейчас эту схему мы проверим на реальной смете.

Имеется файл MS Excel с локальной сметой, которая составлена по территориальным сметным нормативам Свердловской области в редакции 2014 года. В программе «ГРАНД-Смета» должна быть выбрана эта же нормативная база.

В смете 94 позиции, 5 разделов. Обоснования расценок указаны полностью. В смете есть и позиции-материалы по сборнику ТССЦ.

Первый шаг: выделить и скопировать нужные данные.

Выделяем всю смету – для этого нажимаем комбинацию клавиш Ctrl + A.

Выделилась вся таблица сметы. Все колонки, шапка сметы и итоги. Пусть остаётся так, это даже лучше. Щёлкаем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем команду Копировать.

Второй шаг: вставить скопированные данные в документ программы «ГРАНД-Смета» и сопоставить колонки.

Переключаемся в окно программы «ГРАНД-Смета», где открыта только что созданная пустая локальная смета, и в бланке сметы вставляем скопированные данные. Щёлкаем по строке заголовка раздела правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбираем команду для вставки.

Открывается окно Параметры вставки. В данном окне полностью представлена структура бланка локальной сметы, на которую накладываются скопированные из MS Excel данные.

На что здесь обращаем внимание? Разделы сметы. Заголовки разделов распознались и будут вставлены не как позиции сметы, а как заголовки.

Слева от строки показываются три значка. Таким образом, любую строку табличного документа можно вставить в смету как позицию сметы, как заголовок или как текстовый комментарий. Всплывающие подсказки при наведении курсора мыши на эти кнопки помогут вам не запутаться.

Сюда вставилась и шапка документа. Если колонок много, то скопированная шапка даже помогает. Видно, где какая колонка. По сути, первые колонки у нас совпадают. А вот колонку Количество надо сдвинуть на одну вправо. С нажатой левой кнопкой мыши колонку можно перетащить в нужное место.

Другой вариант – сдвинуть вправо не одну только колонку Количество, но и все остальные следующие за ней колонки. Для этого перед ней надо добавить пустую колонку. Щёлкаем правой кнопкой мыши по вставленной колонке Количество и в контекстном меню выбираем команду Вставить пустую колонку.

В результате колонка Количество сдвинулась и теперь находится на нужном месте.

При необходимости можно точно так же, через вызов контекстного меню, удалить лишнюю колонку.

А на случай, если вы запутались в расставлении колонок, можно вернуть все колонки на исходные позиции. Для этого в контекстном меню предусмотрена команда Отменить переназначение колонок.

Третий шаг: выбираем, какие колонки нужны для вставки, а какие – нет.

Сначала сбрасываем выделение всех колонок – для этого нажимаем кнопку со стрелкой, которая расположена слева от заголовка первой колонки. И далее выделяем только нужные колонки, щёлкая левой кнопкой мыши по обозначениям колонок.

Во-первых, нам нужна колонка Обоснование. В наименованиях материалов, которые скопированы из исходной табличной формы, явно содержатся полезные дополнительные расшифровки – поэтому эту колонку тоже выделяем, как и колонку с единицей измерения. Разумеется, выделяем колонку Количество – Всего, где содержится объём работ. Колонки со стоимостями нам не нужны, стоимость расценок возьмём из нормативной базы. Колонка с порядковыми номерами в этот раз тоже не нужна – пусть программа автоматически пронумерует вставляемые в смету позиции.

Аналогичным образом мы можем отключить строки, которые не надо вставлять в смету. Например, строки с шапкой и итогами сметы. Снимаем выделение щелчком левой кнопки мыши по включённому индикатору слева от строки.

Всё готово. Нажимаем кнопку Вставить.

Примерное время вставки в смету 94 полноценных позиций с объёмами из исходной табличной формы (с учётом поиска каждого обоснования в нормативной базе) составляет около 8 секунд.

А теперь оцените, сколько времени у вас занял бы ручной ввод аналогичной сметы. И добавьте ещё время на корректировку названий материалов под конкретный проект, а также необходимое время на поиск и исправление опечаток.

Копирование и вставка табличных данных – это именно та ситуация, в которой сразу ощущается эффект от использования возможностей программы «ГРАНД-Смета».

Вернёмся к локальной смете, которая получена после вставки данных. Обратите внимание, что названия разделов были добавлены в смету не как разделы, а как простые текстовые заголовки. Это логично. Ведь в смете, куда мы вставляем данные, может быть свой набор разделов.

При необходимости эти текстовые заголовки можно очень легко перевести в заголовки разделов.

В этих заголовках сохранилось слово Раздел. Воспользуемся этим. Найдём в документе все слова Раздел. Ставим курсор в поле поиска, оно справа вверху, над бланком сметы. Вводим в качестве текста для поиска слово Раздел. Программа выделила нам все эти слова в документе.

Далее включаем в документе режим Фильтр поиска – для этого нажимаем одноимённую кнопку на панели инструментов на вкладке Поиск. Заметим, что вкладка Поиск является контекстной и становится доступной на панели инструментов в тот момент, когда курсор находится в поле поиска. Теперь мы видим в документе только строки со словом Раздел.

Нас интересуют только заголовки. Щёлкаем правой кнопкой мыши по строке заголовка и в контекстном меню выбираем команду Преобразовать в раздел. То же самое для остальных.

После этого сбрасываем фильтр поиска, повторным нажатием кнопки Фильтр поиска. Наши текстовые заголовки стали разделами сметы. А пустой первый раздел теперь можно удалить.

Далее рекомендуется сразу проверить добавленные в смету позиции на соответствие нормативной базе. А зачем это делать, ведь только что при вставке табличных данных в смету программа загрузила в эти позиции значения из сборников нормативной базы по указанному обоснованию расценки?

На самом деле, из нормативной базы загружены значения только в тех колонках, которые были выключены перед вставкой. В нашем примере это колонки со стоимостью. А значения в колонках Наименование и Единица измерения были вставлены из табличных данных. И они могут отличаться от значений в расценках нормативной базы.

Для того чтобы проверить смету на соответствие расценкам выбранной в программе нормативной базы, открываем на панели инструментов вкладку Операции и нажимаем кнопку Проверка расценок.

Запускается операция проверки сметы. В ходе подготовки к проверке сметы требуется последовательно указать нужные параметры проверки. Все эти действия подробно рассматриваются в отдельном разделе справочной информации.

После завершения проверки мы видим на экране нашу локальную смету, которая автоматически переключилась в специальный вид документа для анализа результатов проверки. Разноцветные шарики-индикаторы в колонке Статус обозначают результат сравнения каждой позиции с соответствующей расценкой нормативной базы. Кроме того, в позициях сметы выделяются красным цветом те данные, которые не соответствуют нормативной базе.

Вот теперь мы видим, какие наименования позиций в исходной табличной форме были изменены в соответствии с проектом. И можем обратить внимание на эти позиции. Также надо обязательно проверить, нет ли красного цвета в единицах измерения. При выпуске изменений и дополнений к нормативным базам для некоторых групп расценок менялись единицы измерения. И если в смете имеются позиции, у которых единица измерения отличается от нормативной базы, то каждая такая ситуация требует максимально внимательного отношения. Вполне возможно, что где-то понадобится скорректировать указанное значение физобъёма.

Ранее была описана общая схема действий из трёх шагов при вставке данных из внешних табличных форм. Для полноты картины следовало бы дополнить её четвёртым шагом: доработка полученной сметы после вставки.

Не забываем, что в исходной табличной форме, как правило, не отражена информация о применении поправочных коэффициентов и индексов, а также о замене ресурсов внутри расценок. В лучшем случае информация об этом может быть указана в виде текстовой строки в колонке с наименованием позиции – но это всё равно не даёт возможности автоматически воспроизвести необходимые действия при вставке табличных данных в смету.

По сути дела, копирование и вставка табличных данных позволяет сэкономить время на формировании списка работ в локальной смете. Нам не придётся вводить вручную обоснования позиций и объёмы работ, но дальнейшая работа со сметой выполняется как обычно.

Возможности копирования и вставки можно использовать везде. Из печатного документа можно скопировать в смету титульные данные и подписи, либо список лимитированных и дополнительных затрат за итогом сметы.

Короче говоря, можно вставить всё то, что долго перенабирать вручную. Цените своё время.