Операции с документами, которые сохранены в базе смет программы «ГРАНД-Смета», выполняются на специальной вкладке Объекты – она оранжевого цвета и всегда закреплена на левом краю панели открытых документов рядом с вкладкой База. При запуске программы по умолчанию сразу открывается вкладка Объекты.

В программе «ГРАНД-Смета» предусмотрено встроенное место для хранения смет – это папка Мои сметы. Она автоматически создаётся при установке программы. Если щелчком правой кнопки мыши на названии папки вызвать контекстное меню и выбрать там команду Открыть в проводнике, то в результате на экране откроется окно проводника Windows с этой папкой.

При этом наряду с файлами из встроенной папки Мои сметы можно работать в программе с документами, находящимися в любой другой папке на компьютере пользователя, либо в папке, которая доступна в локальной сети. Для этого нужную папку требуется подключить, чтобы она также отображалась на вкладке Объекты.

Переходим на панели инструментов на вкладку Файл, нажимаем там кнопку Установки и далее в появившемся окне с установками программы открываем раздел Источники данных. Здесь, прежде всего, показываются папки, подключённые в программе по умолчанию как встроенные источники данных. В том числе мы видим среди них папку Мои сметы.

Подключение сетевой папки со сметами в качестве дополнительного источника данных осуществляется аналогично тому, как в предыдущем пункте это было сделано для сетевой папки с нормативными базами.

Первым делом необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте в окне и выбрать в появившемся контекстном меню команду Добавить. Также можно для этого нажать кнопку Добавить на верхней панели.

В появившемся окне Мастера конфигурации источника данных следует ввести сетевой адрес общего ресурса, к которому требуется подключиться. Примеры приведены здесь в нижней части окна.

Можно ввести адрес вручную, либо найти нужный сетевой ресурс при помощи кнопки Обзор.

А вслед за текстовым полем для ввода сетевого адреса расположено другое текстовое поле, где следует ввести понятное наименование источника данных.

После того как нужные данные введены, необходимо нажать кнопку Далее.

На следующем шаге необходимо выбрать типы файлов, хранящихся в указанном источнике данных. Поскольку в данном пункте рассматривается настройка для работы со сметами в сети, мы сейчас выбираем вариант Документы, отображаемые в режиме «Объекты».

Дополнительную опцию использовать внутреннюю корзину для удаления необходимо подключить (установить флажок) в обязательном порядке! Это связано с тем, что в операционной системе Windows при удалении файлов с сетевого или съёмного диска они не попадают в системную корзину, а сразу удаляются окончательно. Поэтому в программе «ГРАНД-Смета» предусмотрена возможность использовать для сетевой папки со сметами так называемую внутреннюю корзину – специальную папку, куда помещаются удаляемые в программе файлы смет, чтобы в дальнейшем можно было при необходимости их восстановить.

Внутренняя корзина представляет собой вложенную папку с именем .Корзина, которая не отображается на экране в программе, но можно в любой момент открыть её через проводник Windows. Простым копированием файла из внутренней корзины можно вернуть ранее удалённый документ в базу смет программы.

После того как в окне заданы все параметры файлового источника с данными, необходимо нажать кнопку Далее.

На заключительном шаге, когда уже всё готово к подключению в программе нового источника данных, остаётся только проверить правильность ранее заданных опций установки и нажать кнопку Готово.

В результате добавленная строка с описанием нового источника данных Общие сметы появляется в окне с установками программы в разделе Источники данных. Значок корзины в колонке Тип данных указывает на то, что для данной папки используется внутренняя корзина.

Отметим, что в дальнейшем при необходимости можно будет изменить какие-либо настройки для добавленного дополнительного источника данных. Также можно его удалить, либо без удаления сделать его неактивным (опция Не подключать).

Это касается как сетевой папки со сметами, так и ранее добавленной сетевой папки с нормативными базами. Все указанные возможности доступны в контекстном меню строки, либо при помощи соответствующих кнопок на верхней панели.

Добавленная общая сетевая папка со сметами теперь будет отображаться на вкладке Объекты. Можно работать здесь с этой папкой точно так же, как со встроенной папкой Мои сметы.

В ситуации, когда в разделе Источники данных было подключено несколько дополнительных папок со сметами, можно изменять взаимный порядок этих папок в списке, при помощи кнопок Вверх и Вниз. Например, здесь можно передвинуть редко используемые папки в конец списка.

Подключённые папки с данными выводятся на вкладке Объекты строго в том порядке, какой задан в установках программы.

При этом следует иметь в виду, что редактирование какого-либо документа в сетевой папке со сметами возможно лишь первым пользователем, открывшим данный документ. Остальные пользователи в сети смогут открывать такой документ (который в данный момент уже кем-то открыт) только в режиме чтения.